電子取引データの保存義務とは？電帳法の対応と保存期間をわかりやすく解説

結論：義務なのは「電子で受け取ったデータを、電子のまま保存すること」

2024年1月から、メールやWebサイトなどで電子的に受け取った（または送った）請求書・領収書・見積書などのデータは、電子データのまま保存することが義務になっています（電子帳簿保存法の「電子取引データ保存」）。

一方で、請求書を電子で発行・送付すること自体は義務ではありません。紙の請求書を発行・郵送することは現在も認められており、紙で受け取った請求書を電子化する義務もありません。

「請求書の電子化が義務化された」という表現は、この2つが混ざったものです。この記事では、何が義務で何が任意かを、国税庁の資料に沿って整理します。

電子帳簿保存法の3つの区分：義務はどれ？

区分	内容	義務か
電子帳簿等保存	会計ソフトなどで作った帳簿・書類を電子のまま保存する	任意
スキャナ保存	紙で受け取った（または紙で作った）書類をスキャンして保存する → スキャナ保存の解説	任意
電子取引データ保存	電子で授受した取引データを電子のまま保存する	義務

法人・個人事業主のどちらも、国税関係の帳簿書類を保存する義務のある方は対象です。

電子取引とは？

電子取引とは、取引情報の授受を電磁的方式で行う取引をいいます（電子帳簿保存法第2条第5号）。取引情報とは、注文書・契約書・送り状・領収書・見積書・請求書などに通常記載される事項です。

具体的には、次のようなものが該当します。

メールに添付されて届いた請求書や領収書のPDF
取引先のWebサイトやクラウドサービスからダウンロードした請求書
EDI取引で授受したデータ

「オンラインショッピングをすること」そのものを指す言葉ではありません。授受の方法で決まります。

紙で受け取った書類は、電子取引の対象外です。紙のまま保存すれば足ります（電子化して保存したい場合は、任意の「スキャナ保存」があります）。

同じ内容を紙でも受け取った場合は？

電子データと書面の内容が同一で、書面を正本として取り扱うことを社内で取り決めている場合は、その書面の保存のみで足ります。ただし、書面で受け取った内容を補うような情報が電子データ（メール本文など）に含まれているなど、内容が同一でない場合は、書面と電子データの両方を保存する必要があります。

保存するときの要件：「真実性」と「可視性」

電子取引データは、次の2つを満たして保存します。

真実性の確保（次のいずれか1つ）

タイムスタンプが付された後に授受する
授受後、速やかにタイムスタンプを付す
データの訂正・削除の記録が残る（または訂正・削除できない）システムで授受・保存する
訂正削除の防止に関する事務処理規程を定め、備え付けて運用する

専用のシステムがなくても、4の事務処理規程を定めて守ることで満たせます。暗号化やアクセス権の制限は、情報セキュリティ上は有用ですが、電帳法が求める要件そのものではありません。

可視性の確保

保存場所に、データを表示できるモニターやプリンタ、操作説明書などを備え付ける
検索できるようにする（取引年月日・取引金額・取引先で検索できること、日付や金額は範囲指定ができること、2つ以上の項目を組み合わせて検索できること）

システムがなくてもできる例

国税庁の一問一答には、専用ソフトがない場合の例が載っています。

ファイル名に規則性をもって内容を入れる（例：20261031_株式会社〇〇_110000 ＝取引年月日・取引先・金額）
取引先ごとや月ごとのフォルダに分けて保存する
表計算ソフトで、日付・金額・取引先を入力した一覧表を作る

要件が緩和されるケース

次の場合は、税務調査でのダウンロードの求めに応じられるようにしておくことを前提に、検索要件が不要または一部不要になります。

判定期間（通常は2年前）の売上高が5,000万円以下の事業者
電子データを出力した書面を、日付・取引先ごとに整理して提示・提出できるようにしている場合

また、保存要件に従って保存できない相当の理由がある場合の「猶予措置」もあります。詳しくは猶予措置の解説を参照してください。

違反するとどうなる？

保存要件に従わずに電子取引データを保存していない場合、青色申告の承認の取消対象となり得ます。ただし、取消しは違反の程度等を総合勘案して判断され、違反があったことをもって直ちに必ず行われるものではありません。

なお、保存義務は猶予措置でも免除されるわけではありません。

保存期間は？

電子取引データも、それぞれの税法で定められた期間保存します。

法人：確定申告書の提出期限の翌日から7年（欠損金額が生じた事業年度は10年）
個人事業主（青色申告）：帳簿・決算関係書類・現金預金取引等関係書類は7年、請求書・見積書・契約書・納品書などその他の書類は5年
- 前々年分の事業所得・不動産所得が300万円以下の方は、現金預金取引等関係書類も5年です
消費税の課税事業者が仕入税額控除のために保存する帳簿や請求書等は7年（6年目・7年目は帳簿または請求書等のいずれか一方で足ります）

書類の種類ごとの一覧は保存期間の一覧ガイドにまとめています。

よくある質問

Q. 電子帳簿保存法は義務ですか？
A. 義務なのは「電子取引データ保存」だけです。電子帳簿等保存とスキャナ保存は任意です。

Q. 個人事業主も対象ですか？
A. 国税関係の帳簿書類の保存義務のある方は、個人事業主も対象です。

Q. 紙の請求書を発行してもいいですか？
A. 請求書を電子で発行・送付する義務はなく、紙で発行・郵送することは認められています。ただし、取引先から電子で受け取った請求書は、電子のまま保存する必要があります。

Q. 電子で受け取ったデータを印刷して紙で保存すればいいですか？
A. 令和6年1月以降は、出力した書面の保存だけでは認められません。電子データ自体を保存します（猶予措置の適用を受ける場合も、電子データ自体の保存が必要です）。

Q. スキャナ保存は必須ですか？
A. 任意です。紙で受け取った書類は、紙のまま保存しても構いません。→ スキャナ保存の解説

Q. 保存要件に対応できていない場合はどうなりますか？
A. 保存要件に従って保存できない相当の理由があると税務署長が認める場合は、猶予措置があります。→ 猶予措置の解説

紙の書類の電子化でお困りの方へ

電子取引データの保存は、メールやWebで受け取ったデータが対象です。一方で、紙で受け取る請求書・領収書・契約書が多く、保管や検索に困っているというご相談も多くあります。

紙の書類の電子化（スキャン）は、任意の取り組みです。電子化して保存し、紙の原本を廃棄したい場合には「スキャナ保存」の要件を満たす必要があり、書類の種類や量によって、考え方が変わります。→ スキャナ保存の解説

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