法人向けスキャン代行の費用相場を徹底解説｜料金の目安と内訳

法人向け費用の相場は？

「スキャン代行を法人で導入したいけれど、費用はどのくらいかかるのだろう？」
多くの総務・法務・経理の担当者が最初に抱える疑問です。

スキャン代行サービスは、紙の契約書や領収書、人事資料をデータ化するための外注サービスですが、その料金体系は一見すると複雑。単価が安い業者も多く存在しますが、注意すべきは「安さだけで選ぶと長期的にコスト増やリスクにつながる可能性がある」という点です。

この記事では、法人がスキャン代行を利用する際の費用相場や料金の内訳、見積もりでの注意点を解説し、さらに担当者として評価される業者選びの視点を紹介します。
法人向けの全体像を知りたい方は、あわせて法人向けスキャン代行の業者選びと費用相場まとめもご覧ください。

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スキャン代行サービスの一般的な費用相場

基本料金の目安

法人向けスキャン代行では、案件ごとに「基本料金」が設定されている場合があります。

• 少量の書類：数千円〜1万円程度
• 中規模案件：2万〜5万円程度
• 大規模案件（数万枚以上）：10万円以上になることも

この基本料金には「作業環境の準備」や「案件管理」のコストが含まれる場合が多く、単価だけでは測れない重要な要素です。

スキャン単価（1枚あたりの費用）

• 白黒：1枚 5〜10円
• カラー：1枚 10〜20円
• 高解像度（600dpi以上）：さらに＋5円程度
• OCR処理付き：＋3〜10円

単価は「解像度」「カラー有無」「OCR対応」で変動します。数万枚単位で発注すれば単価が下がるケースもありますが、その分品質やセキュリティの差が表れやすいため注意が必要です。
スキャン単価の詳細についてはこちらの記事でも解説しています。

オプション費用の代表例

スキャン代行は単なるスキャン作業だけではなく、次のようなオプションが費用に加算されることがあります。

• ホチキスやクリップの除去作業
• 書類の仕分けやフォルダ分け
• インデックス作成やファイル名付与
• データ納品用の媒体（DVD・HDD・クラウド）
• 特急対応（納期短縮費用）

これらを含めると「思ったより高い」という結果になることもあります。

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見積もり時に注意すべきポイント

単価だけでなく総額を確認

「1枚5円！」といった表記は魅力的ですが、OCRやインデックス作業が別料金だと総額は跳ね上がります。
必ず総額で比較することが大切です。
より詳しいチェックリストは見積もりで失敗しない5つのポイントをご参照ください。

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契約前に確認すべき質問

• 追加費用が発生する条件は？
• 納期の目安は？
• NDA（秘密保持契約）は標準で締結できる？

これらを確認しておけば、後から「聞いていなかった」という事態を防げます。
実際に「安さだけで決めて失敗した事例」についてはこちらの記事で紹介しています。

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担当者の評価につながる業者選び

法人担当者にとって、業者選びは「ただの外注手配」ではありません。

• 費用相場を理解している
• 総額で判断できている
• セキュリティや実績を確認している

こうした視点で業者を選べば、「よく調べてくれた」「リスクを考慮した正しい判断だ」と上司や経営層からの評価につながります。

逆に、安さだけで選んで情報漏洩やトラブルが起きれば、責任を問われるのは担当者自身。だからこそ、「費用」と「安心」の両方を見極めることが担当者の価値を高める判断になるのです。

業者選びでチェックすべき具体的な基準は、法人が業者選びで確認すべき10項目チェックリストにまとめています。

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スキャン代行の必要についてのまとめ

法人向けスキャン代行の費用は、

• 基本料金：数千円〜数万円
• 単価：5〜20円程度（条件で変動）
• オプション：ホチキス除去・OCR・フォルダ分けなど

が目安です。

しかし、本当に大切なのは「単価が安いか」ではなく、総額とセキュリティのバランス。
安心できる業者を選ぶことは、法人のリスク回避だけでなく、担当者の評価ややりがいにも直結します。

法人全体の視点で業者選びを整理したい方は、法人向けスキャン代行の業者選びまとめ記事も参考にしてください。

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