法人向けスキャン代行の費用相場と失敗しない業者選び｜安さより大切な基準とは？

スキャン代行サービスによる電子化

書類の山に埋もれていませんか？
契約書や稟議書、人事資料など、法人には「一定期間保管しなければならない紙文書」が膨大に存在します。
キャビネットはすでにいっぱい、探したい書類はすぐに見つからない——そんな状況を解決する方法として注目されているのが「スキャン代行サービスによる電子化」です。

ただし、ここで注意したいのが 「費用の安さだけで業者を決めるリスク」 です。

一見すると数万円のコスト削減に思える判断が、もし情報漏洩やセキュリティ事故につながれば、会社にとって数千万円単位の損失や信用失墜に直結しかねません。さらに、外注先を選んだ担当者自身が「なぜ安さだけで決めたのか」と責任を問われるリスクもあるのです。

この記事では、

• スキャン代行の一般的な費用相場と料金体系
• 安さで選んで失敗する典型的なケース
• 法人が業者選びで本当に確認すべき基準と実績の重要性

を、わかりやすく整理して解説します。

「料金」だけでなく「安心」も含めて業者選びをしたい担当者の方は、ぜひ最後までご覧ください。

法人がスキャン代行を検討するきっかけとは？

スキャン代行を検討する背景には、単に「紙が多いから電子化したい」という理由だけではなく、会社の存続や将来的な経営戦略に関わる要因があります。

書類保管スペースが限界

法人では、契約書・請求書・稟議書など法定保存が必要な文書が年ごとに積み重なります。
倉庫を借りるか、キャビネットを追加するか…その場しのぎで対応しても限界はすぐに訪れます。

電子化を進めれば、紙の保管場所を一気に減らせ、空いたスペースを本来の業務に活用できます。

検索性の悪さによる業務効率低下

紙の書類を探す作業は想像以上に時間と人件費を奪います。

例えば「3年前の契約内容を急ぎ確認したい」と依頼されても、数百冊のファイルを探すのは非効率です。
電子化すればファイル名やOCR検索で瞬時に該当資料を取り出せます。

これは単なる便利さではなく、業務のスピードと正確性を高める経営課題の解決 につながります。

DX推進・電子化の流れ

近年は電子帳簿保存法やインボイス制度など、法改正が進み「紙からデジタルへ」の流れは加速しています。
「まだ紙で保管しているの？」と取引先から驚かれる時代も近いかもしれません。
スキャン代行は、DXの入り口として効率的に導入できる選択肢です。

スキャン代行サービスの費用相場

一般的な料金の目安

法人向けスキャン代行の費用は、

• 基本料金：数千円〜数万円
• スキャン単価：1枚あたり5〜20円程度

が相場です。さらに、解像度（200dpiか600dpiか）、モノクロかカラーか、OCRを使うかによって価格は変動します。

初期費用やオプション料金の有無

費用はスキャン単価だけではありません。

• ホチキスやクリップの除去
• OCR処理
• フォルダ分けやインデックス作成
• データ納品用のメディア（DVD・HDDなど）

こうした作業がオプション料金になっている場合も多く、見積もり時に「含まれる作業と追加になる作業」を明確にしておく必要があります。

見積もり時に注意すべき点

「基本料金0円」「業界最安」といったキャッチコピーには注意が必要です。
OCRやセキュリティ対応が別料金だったり、納期を早めると追加費用が発生したりと、結果的に高額になるケースもあります。

担当者としての評価につながる視点

上司や経営層から見れば「安く契約できた」よりも「安心して任せられる業者を見極めた」ことが高く評価されます。
費用相場を理解しつつ、セキュリティや品質も踏まえて比較できる担当者は、社内で「頼れる存在」として認識されるのです。

「安さだけ」で選んで失敗するケース

情報漏洩・セキュリティ事故のリスク

法人が抱える情報には、取引先情報・社員データ・契約内容など極めて重要なものが含まれます。
セキュリティ意識の低い業者に任せれば、これらが外部に流出する危険性が高まります。
一度漏洩すれば、信用回復には長い年月と莫大なコストが必要になります。

スキャン品質の低さで再作業が必要に

「画像がぼやけて契約内容が読めない」「OCRの精度が低く検索に使えない」といったケースも多発します。
結局、再スキャンや社内補正が必要になり、予定していたコストや工数を大きく超えることになります。

長期的に見るとコスト増につながる例

安さに惹かれて発注した業者が、オプション料金を次々に追加して総額で他社より高くなることもあります。
短期的なコスト削減を狙ったはずが、長期的にはむしろ割高になるのです。

担当者にとっての失敗の重さ

こうした失敗が発生すると、責任を問われるのは発注を決めた担当者です。

「なぜ安さで決めたのか？」と追及され、信頼を失うリスクがあります。
逆に、リスクを避けてセキュリティを重視した判断は「会社を守った」として評価され、担当者自身のやりがいにつながります。

法人が業者選びでチェックすべきポイント

担当者にとってのメリット

セキュリティや実績を重視して選べば「よく調べて選んだ」と社内で信頼され、担当者自身の評価とやりがいにつながります。

安心できるスキャン代行業者を選ぶメリット

担当者にとってのやりがい

単なるコスト削減ではなく、会社の安全と効率化を実現する判断をした担当者は「会社を守った人」として社内評価を得られます。

費用とセキュリティを両立する選び方まとめ

見積もり比較だけでなく「安全性」を軸に

複数業者を比較する際は、料金だけでなくセキュリティ・実績・サポート体制まで総合的に判断しましょう。

契約前に確認すべきこと

• 追加費用が発生する条件
• 情報漏洩対策の具体例
• 過去の法人顧客事例

これらを確認しておけば、後からトラブルになることを防げます。

担当者自身の評価にもつながる

「安さではなく安心で選んだ」という事実は、会社に安心をもたらすだけでなく、担当者自身の誇りとやりがいになります。

安さよりも「安心」で、御社の情報資産を守りませんか？

契約書や人事資料、研究データなど、法人が扱う書類はすべて大切な情報資産です。
数万円のコスト削減よりも、数千万円のリスク回避を優先することが、会社と担当者を守る最善の選択です。

当社は、官公庁・大手企業・研究施設からの依頼実績を持ち、機密保持契約を標準で締結しています。
セキュリティを重視した体制で、法人様の大切な情報を安全に電子化いたします。

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