スキャン代行の失敗事例に学ぶ｜法人が避けるべき落とし穴

「安さ」に惹かれた結果が招いたトラブル

スキャン代行は、一見するとシンプルな外注業務に見えます。
しかし、実際には「安さ」や「スピード」だけで判断した結果、思わぬトラブルに直面する法人が後を絶ちません。

担当者としては「コスト削減」のつもりでも、失敗が起きれば評価を下げる原因になります。
ここでは、実際に起きたスキャン代行の失敗事例を紹介しながら、法人が避けるべき落とし穴を整理します。

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事例1：安い見積もりに飛びつき、総額は2倍以上に

ある法人は「1枚5円」という格安単価に惹かれて契約しました。
しかし実際には、

• OCR処理が別料金
• ホチキスやクリップ除去はオプション
• HDD納品も追加費用

といった条件が積み重なり、最終的に総額は当初の2倍以上に。
見積もり段階で確認不足だったことが原因です。

見積もりでの確認ポイントは スキャン代行の見積もりで失敗しないための5つのチェック項目 を参考にしてください。

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事例2：低解像度で再スキャン、二重コストに

別の法人では、低解像度でスキャンされた契約書の印影が判別できず、再スキャンを余儀なくされました。
結果、再作業費用と時間的損失が発生。

事前に「解像度・カラー・OCR」の条件を確認していなかったことが失敗の要因です。
条件ごとの費用差については スキャン単価を徹底比較｜解像度・カラー・OCR別の費用差 で詳しく解説しています。

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事例3：セキュリティ体制の甘さで情報漏洩の危機に

小規模業者に安さを理由に依頼した結果、書類の保管体制が不十分で紛失しかけるトラブルが発生。
幸い大事には至らなかったものの、情報漏洩の危険は紙一重でした。

法人が業者を比較する際には、料金や品質だけでなく セキュリティ体制 を必ず確認すべきです。
比較ポイントは 法人向けスキャン代行業者の比較ポイント や スキャン代行に潜む情報漏洩リスクと防止策 をご覧ください。

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事例4：契約にNDAがなく、責任追及が困難に

ある企業では、スキャン代行を依頼した業者からデータが外部に流出しました。
ところが契約にNDA（秘密保持契約）が含まれていなかったため、責任を追及できず、被害を最小限に抑えることすら困難に。

NDAを締結することは、法人担当者が最初に確認すべき必須条件です。
詳細は NDA（秘密保持契約）の重要性とスキャン代行での役割 にまとめています。

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失敗から学べる3つの教訓

これらの事例から共通して学べるのは次の3点です。

1. 料金は総額で判断する
   　安さに飛びつけば、追加費用で高額になる。
2. 条件を事前に確認する
   　解像度やOCRの有無を把握していないと品質不足につながる。
3. セキュリティと契約を重視する
   　体制やNDAを確認せず依頼すれば、情報漏洩リスクを抱える。

これらを押さえることで、同じ失敗を繰り返すリスクを防げます。
網羅的な確認には スキャン代行業者を選ぶときのチェックリスト10項目 をご活用ください。

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失敗を避け、担当者として信頼を得るために

スキャン代行は「安さ」で選ぶと高くつき、「確認不足」で失敗し、「契約軽視」でリスクを抱えます。
一方で、失敗事例から学んだ担当者は、リスクを未然に防ぐ判断ができる人材として評価されます。

当社は官公庁・大手企業・研究施設からの依頼実績を持ち、NDAを標準締結。
セキュリティと品質を両立した体制で、法人様の大切な情報を安全に電子化いたします。

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