安いスキャン代行業者に潜むリスクとは？実際にあった失敗事例

「安いから」で選んだ担当者が抱える落とし穴

スキャン代行を検討していると、つい目に留まるのが「1枚◯円」といった安価な料金表示です。
コスト削減を任務とする担当者ほど「安さ」を重視しがちですが、実はここに大きな落とし穴があります。

契約書や人事資料、研究データなど、法人が扱う書類はすべて情報資産です。
その取り扱いを安易に「安さ」で判断すると、情報漏洩や納期遅延といった深刻なリスクを抱えることになりかねません。

この記事では、安さに飛びついた結果どういったリスクが発生したのか、実際の失敗事例を交えながら解説します。
まずは相場感を押さえたい方は、法人向けスキャン代行の費用相場を徹底解説｜料金の目安と内訳をご覧ください。

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失敗事例1：単価は安かったが追加費用で総額が高額に

ある企業では、1枚あたり5円という格安単価に惹かれて業者を選びました。
しかし実際には、

• OCR処理が別料金
• ホチキスやクリップの除去もオプション
• データ納品用HDDも追加費用

結果、総額は想定の2倍以上に膨れ上がりました。
「見積もり時に含まれる範囲を確認していなかった」ことが原因です。
こうした失敗を避けるには、見積もりで失敗しないための5つのチェック項目を参考に、必ず総額で比較することが重要です。

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失敗事例2：品質不足で再スキャンが必要に

別の法人では、単価が安い業者に依頼したところ、解像度が低すぎて契約書の印影や小さな文字が判別できませんでした。
結果、再スキャンを余儀なくされ、追加費用と時間的損失が発生。

**「どの解像度でスキャンするのか」**を確認しなかったことが原因です。
解像度やカラー／モノクロ、OCRの有無による費用差については、スキャン単価を徹底比較｜解像度・カラー・OCR別の費用差で詳しく解説しています。

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失敗事例3：セキュリティ体制が甘く情報漏洩の危機に

ある中小企業では、安さを理由に小規模業者に依頼しました。
しかし業者のセキュリティ体制が整っておらず、社外で保管されていた原本が紛失しかけるトラブルが発生。
幸い大事には至りませんでしたが、もし情報が外部に漏れていたら信用問題に直結していたでしょう。

法人担当者にとっては、「費用削減」よりも「会社を守る」ことのほうが大切です。
全体の業者選びの基準については、法人向けスキャン代行の費用相場と失敗しない業者選び｜安さより大切な基準とは？でまとめています。

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安さの裏にあるリスクを見抜く視点を持つ

安い業者に依頼すると、

• 追加費用で総額が高くなる
• 品質不足でやり直しが必要になる
• セキュリティ体制が不十分でリスクを背負う

といったリスクが現実に存在します。

担当者に求められるのは、単価の安さではなく「総額＋安心感」で判断する視点です。
それこそが会社を守り、自分の評価を高める行動につながります。

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担当者として安心と信頼を得られる選択を

「費用を抑えたつもりが、結果的に高くついた」「セキュリティで冷や汗をかいた」――。
こうした失敗は、担当者自身の評価にも直結します。

逆に、適正な相場を理解し、リスクを未然に防げる業者を選ぶことは、
上司や経営層から「信頼できる判断をした」と評価される行動です。

当社は官公庁・大手企業・研究施設からの依頼実績を持ち、NDAを標準締結。
セキュリティを重視した体制で、法人様の大切な情報を安全に電子化いたします。

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