業者選びを間違えないために
法人でスキャン代行を導入する際、最も悩ましいのが「どの業者を選ぶか」です。
料金が安いからといって飛びつけば、思わぬ追加費用や品質不足、情報漏洩といったリスクを抱えることになりかねません。
一方で、大手だから安心というわけでもなく、案件規模や必要なセキュリティレベルによってはミスマッチが生じることもあります。
こうした失敗を避けるために有効なのが「チェックリスト」を活用した比較検討です。
この記事では、法人担当者が業者を選ぶときに必ず確認すべき10のポイントを整理しました。
このリストを意識して選定すれば、安心と効率を両立しながら、自分自身の評価アップにもつながります。
1. 基本料金に含まれる範囲を確認
業者によって「基本料金」に含まれる内容は大きく異なります。
- 作業環境の準備や受付だけが対象
- 仕分け・除去・スキャンまで含むフルパッケージ
こうした違いを見落とすと、後から追加費用が膨らむ原因に。
まずは「基本料金に何が含まれているか」を必ず確認しましょう。
2. 単価条件の詳細を確認
「1枚5円」といった表記は魅力的ですが、条件付きであることがほとんどです。
- モノクロかカラーか
- 解像度の指定（200dpi／300dpi／600dpi）
- OCR処理の有無
単価条件を正しく理解しないまま依頼すると、総額が大きく変動します。
詳しい比較は スキャン単価を徹底比較｜解像度・カラー・OCR別の費用差 で解説しています。
3. オプション費用の有無
ホチキス外し、仕分け、インデックス作成、媒体納品、特急対応など、業者ごとにオプション扱いの範囲が違います。
「標準サービスだと思っていたら有料だった」という失敗はよくあるケース。
必ず事前に「オプション扱いになる項目」を明確にしておきましょう。
4. 見積もりの明確さ
見積書が不明瞭で、後から追加費用が発生するケースは珍しくありません。
- 項目が細かく分かれているか
- 追加料金の条件が明示されているか
- 納期短縮や追加依頼時の費用が事前にわかるか
見積もりのチェックポイントは スキャン代行の見積もりで失敗しないための5つのチェック項目 にも整理しています。
5. 納期対応力
法人案件では「決算までに」「監査までに」など期限がシビアなケースが多いもの。
納期対応力は業者選びの大きな基準になります。
標準納期と最短納期、追加料金の有無を必ず確認しましょう。
6. 品質保証の有無
解像度・カラー対応・OCR精度など、品質基準は業者によって差があります。
「安いから品質は妥協」という姿勢では、後から再スキャンとなり余計なコストが発生します。
品質保証や再スキャン対応の有無を確認することは、法人担当者の評価にも直結します。
7. セキュリティ体制
法人が扱う書類はすべて情報資産です。セキュリティの甘い業者に依頼することは、自社だけでなく取引先にも迷惑をかけるリスクがあります。
- NDA（秘密保持契約）の締結可否
- 書類保管環境（施錠・監視・入退室管理）
- 作業者の教育や誓約
これらが徹底されているかを必ず確認してください。
安さ重視で失敗した事例は 安いスキャン代行業者に潜むリスクとは？実際にあった失敗事例 にまとめています。
8. 実績と信頼性
官公庁、大手企業、研究施設など、実績のある業者はそれだけ信頼性が高いと言えます。
公式サイトに掲載されている導入事例や取引先の業種をチェックし、自社の案件規模にマッチしているか確認しましょう。
9. コミュニケーション対応
見積もりや相談に対するレスポンスの速さや丁寧さは、業者の信頼性を測るポイントです。
事前の質問にきちんと答えられない業者は、依頼後の対応にも不安が残ります。
法人担当者としては、安心して相談できる窓口を選ぶことが重要です。
10. 契約条件とサポート体制
契約書にどこまで明記されているか、納品後のトラブル対応やサポート体制が整っているかも重要な比較項目です。
「納品して終わり」ではなく、問題が発生したときに対応してくれる業者を選びましょう。
チェックリストを使えば失敗は防げる
以上の10項目を意識することで、安さに惑わされず、法人にとって本当に安心できる業者を見極められます。
- 基本料金と単価条件の明確化
- オプションと見積もりの透明性
- 納期・品質・セキュリティの徹底確認
- 実績・対応力・契約条件まで確認
これらを踏まえて選べば、上司や経営層から「しっかり調べて正しい判断をした」と評価されるはずです。
全体像を押さえたい方は、法人向けスキャン代行の費用相場と失敗しない業者選び｜安さより大切な基準とは？ もあわせてご覧ください。
失敗しない業者選びで担当者としての信頼を
法人のスキャン代行は、一度依頼するとやり直しが難しい場合が多いものです。
だからこそ、担当者に求められるのは「料金の安さ」ではなく「総額と安心感のバランスで判断する姿勢」です。
当社は官公庁・大手企業・研究施設からの依頼実績を持ち、NDAを標準締結。
セキュリティを重視した体制で、法人様の大切な情報を安全に電子化いたします。
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