スキャン代行と他サービスの違い｜自炊・社内スキャンとの比較でわかるメリット

「自分たちでやればいいのでは？」という疑問

スキャン代行を検討する法人担当者からよく聞かれるのが、
「外注しなくても社内でスキャンできるのでは？」
という声です。

確かに、自炊や社内スキャンには初期コストが抑えられるように見えるメリットがあります。
しかし、実際に導入してみると想定外の負担やリスクが発生し、「結局スキャン代行に任せた方が効率的だった」という事例は少なくありません。

この記事では、スキャン代行と自炊・社内スキャンを比較し、それぞれのメリット・デメリットを整理します。

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自炊（個人スキャン）の特徴

メリット

• スキャナーを購入すれば社内でもすぐに開始可能
• 少量の資料なら初期投資を抑えられる
• 外部に持ち出さないためセキュリティ面で安心感がある

デメリット

• 大量の書類を処理するには圧倒的に非効率
• 解像度やOCRの精度に限界があり、品質が安定しない
• 作業を担当する社員の人件費が膨らむ
• 情報漏洩リスクは社内管理に依存

単価比較や品質の観点は スキャン単価を徹底比較｜解像度・カラー・OCR別の費用差 も参考になります。

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社内スキャン体制の構築

メリット

• 社内にスキャナーを設置すれば、外部に資料を出さずに対応可能
• 日常的に発生する小規模なスキャンには適している
• セキュリティを自社ルールで統制できる

デメリット

• 専用機器の導入費用やメンテナンスコストがかかる
• 担当部署に負担が集中し、本来の業務が圧迫される
• 大量処理や高精度OCRには不向き
• 法的要件（電子帳簿保存法・個人情報保護法）に対応しきれないケースがある

法令遵守の詳細は スキャン代行と法的要件｜電子帳簿保存法・個人情報保護法への対応 をご覧ください。

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スキャン代行を利用する場合

メリット

• 大量の資料も短期間で処理可能
• 高解像度・OCR精度が安定し、品質が均一
• NDA締結やセキュリティ体制により、情報漏洩リスクを軽減
• 専門スタッフによる作業で社員の負担をゼロにできる
• 官公庁・大手企業・研究機関などでの実績がある業者なら安心感が高い

デメリット

• 初期費用が発生する
• 書類を外部に預けるため、業者選定の際にセキュリティ確認が必須

セキュリティ確認の重要性については スキャン代行に潜む情報漏洩リスクと防止策 や NDA（秘密保持契約）の重要性とスキャン代行での役割 を参考にしてください。

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3つの方式を比較表で整理

項目	自炊（個人スキャン）	社内スキャン	スキャン代行
初期コスト	低い（機器購入のみ）	中程度（機器＋運用費）	案件ごとに費用発生
大量処理	不向き	制限あり	得意
品質	不安定	中程度	高品質・均一
OCR対応	制限あり	制限あり	高精度
セキュリティ	社内体制に依存	社内体制に依存	NDA＋業者体制
法的要件対応	難しい	不完全	専門業者は対応可
社員の負担	大きい	業務圧迫	ほぼゼロ

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導入目的で選び方が変わる

• 少量・短期利用：自炊で十分な場合もある
• 日常的な小規模スキャン：社内体制の構築が有効
• 大量・高精度・法的要件対応：スキャン代行が最適

特に法人では、法令遵守やセキュリティ面の重要性から「スキャン代行を選ぶ方が安心」という結論に至るケースがほとんどです。

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担当者として評価される選択

「自炊や社内スキャンでもできるが、総合的に見てスキャン代行が最適」という提案をできる担当者は、上司や経営層から信頼されます。
費用対効果の観点は スキャン代行の費用対効果を最大化する方法 をご覧ください。

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最適な方法で安心と効率を手に入れる

スキャン代行は単なる外注サービスではなく、コスト削減・効率化・セキュリティ強化を同時に実現する手段です。

当社は官公庁・大手企業・研究施設からの依頼実績を持ち、NDAを標準締結。
法人様の課題に応じた最適な電子化ソリューションを提供します。

👉 自社に最適な方法を選ぶことで会社に安心を。
👉 担当者であるあなたに信頼と評価を。

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