オフィスのキャビネットを占領する大量の書類。「いつか捨てよう」と思いつつ、法律のルールが分からず手つかずになっていませんか？ 2022年の電子帳簿保存法改正やe-文書法の整備により、多くの書類が「スキャンして保存すれば、原本は捨ててOK」になっています。
今回は、主な書類の保存期間と、電子化して原本廃棄するための条件を整理しました。
1. 主な書類の法定保存期間リスト
| 書類の種類 | 保存期間 | 具体例 |
|---|---|---|
| 経理・税務関係 | 7年（最長10年） | 領収書、請求書、帳簿、決算関係書類 |
| 人事・労務関係 | 3年〜5年 | タイムカード、雇用契約書、源泉徴収簿 |
| 会社法関係 | 10年 | 株主総会議事録、取締役会議事録、定款 |
| その他 | 永年推奨 | 重要な契約書、権利証、図面など |
これらを紙のまま7年、10年と保管し続けるには、膨大なスペースと管理コスト（倉庫代など）がかかります。
2. 原本を捨てていいの？「電子帳簿保存法」の要点
現在、税務関係書類などは、以下の要件を満たすことでスキャン保存が認められています（電子帳簿保存法）。
- 真実性の確保
解像度200dpi以上、カラー読み取り、改ざん防止措置（タイムスタンプ等※要件緩和あり）など。 - 可視性の確保
速やかに画面・書面に出力できること。 - 検索機能の確保
「日付」「金額」「取引先」の3項目で検索できる状態で保存すること。
3. ここが盲点！「検索機能」のためのデータ入力
単にPDFスキャンするだけでは、法律の要件（3. 検索機能）を満たしません。 大量の領収書や請求書をスキャンした後、ファイル名のリネームや、検索用データのExcel入力（インデックス作成）を行う必要があります。
この「検索情報の入力」こそが、文書電子化で最も手間のかかる部分です。
まとめ：スキャン＋データ入力で、オフィスをペーパーレス化
「スキャンまでは自社複合機でできても、ファイル名変更や台帳入力が終わらない」 そんなお悩みを持つ企業様が増えています。
弊社では、大判図面のスキャンはもちろん、契約書や経理書類のスキャンと合わせて「検索用データの入力代行」も承っております。
▼ スキャン後の「ファイル名リネーム」「検索リスト作成」も丸投げOK 法律要件を満たすための正確なデータ化をサポートします。
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原票の取り扱いにも企業様によって、社内ルールなどさまざまであることを経験してまりましたので、まずはご様子をお聞かせいただくところからスタートできればと思います。
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