DX事例｜スキャン代行で変わる業務効率と働き方改革

紙の山が業務効率を奪う

契約書、請求書、人事資料、研究データ——。
法人が扱う紙の書類は年々増加し、保管コストや検索にかかる時間が大きな負担となっています。

「探すだけで1時間以上かかった」「担当者しか場所がわからない」など、紙文化が業務効率を阻害しているケースは少なくありません。
さらに在宅勤務やテレワークが広がるなかで、紙資料を前提とした働き方は限界を迎えています。

そこで注目されるのが スキャン代行によるDX（デジタルトランスフォーメーション） です。
単なる電子化ではなく、業務の仕組みそのものを変える力を持っています。

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事例1：契約書の電子化で検索時間が90％削減

あるメーカーでは、紙の契約書をファイルキャビネットに保管していました。
必要な書類を探すのに平均30分以上かかり、担当者の負担となっていました。

スキャン代行を利用して契約書を電子化した結果、OCR処理によってファイル名やテキスト検索が可能に。
検索時間は大幅に短縮され、1件あたり数分で取り出せるようになり、年間数百時間の業務効率化を実現しました。

OCR対応の費用については スキャン単価を徹底比較｜解像度・カラー・OCR別の費用差 を参考にしてください。

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事例2：経理書類の電子化でテレワークを実現

ある企業の経理部門では、請求書や領収書がすべて紙で回覧されていました。
経理担当者は在宅勤務が難しく、オフィスに出社せざるを得ない状況でした。

スキャン代行で書類を電子化し、クラウド上で共有できるようにした結果、経理担当者も在宅で処理が可能に。
働き方改革に直結する取り組みとなり、従業員満足度の向上にもつながりました。

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事例3：研究データのデジタル保管でリスクを最小化

研究機関では膨大な実験データが紙で保管され、劣化や紛失のリスクを抱えていました。
スキャン代行を利用して高解像度で電子化したことで、データの恒久的な保管と共有が可能に。

さらにセキュリティ体制の整った業者に依頼することで、情報漏洩リスクも低減しました。
セキュリティに関する確認事項は スキャン代行に潜む情報漏洩リスクと防止策 や NDA（秘密保持契約）の重要性と役割 をご覧ください。

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DXの効果は「効率化」だけではない

スキャン代行によるDXの効果は、単なる効率化にとどまりません。

• 働き方改革：テレワークやペーパーレス会議を実現
• コスト削減：書庫の賃料や紙の保管コストを削減
• リスク低減：紙の劣化・紛失・情報漏洩リスクを軽減
• 迅速な意思決定：必要な情報にすぐアクセスできる

これらはすべて、法人の競争力強化につながります。

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担当者として評価される「攻めの提案」

スキャン代行の導入を単なるコスト削減策として伝えるのではなく、
「業務効率化」や「働き方改革」「DX推進」の一環として上司や経営層に提案すれば、担当者の評価も大きく高まります。

失敗を避ける視点については スキャン代行の失敗事例に学ぶ｜法人が避けるべき落とし穴 で整理しています。
「守りのリスク回避」だけでなく「攻めのDX提案」ができることこそ、法人担当者に求められる役割です。

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DXで業務を変革し、安心と効率を両立させよう

スキャン代行は、紙の電子化にとどまらず、業務の仕組みそのものを変える力を持っています。
契約書や経理書類、研究データの事例に見られるように、効率化・働き方改革・リスク低減を同時に実現できるのです。

当社は官公庁・大手企業・研究施設からの依頼実績を持ち、NDAを標準締結。
セキュリティを重視しながら、法人様のDX推進を支援します。

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