スキャン代行の見積もりで失敗しないための5つのチェック項目

見積もり比較で後悔しないために知っておきたいこと

スキャン代行サービスを検討するとき、最初に直面するのが「見積もり比較」です。
料金表は一見シンプルに見えても、実際には業者ごとに含まれる内容や条件が大きく異なります。

単価の安さだけを基準に選んでしまうと、後から「こんなはずじゃなかった」と後悔するケースも少なくありません。
法人担当者にとっては、費用を正しく見極める力が「上司や経営層からの評価」に直結する重要なポイントです。

ここでは、見積もりで失敗しないために確認しておきたい 5つのチェック項目 を紹介します。
費用の全体像を知りたい方は、あわせて 法人向けスキャン代行の費用相場を徹底解説｜料金の目安と内訳 もご覧ください。

---

基本料金に何が含まれているかを必ず確認

スキャン代行業者の多くは「基本料金」を設定しています。
ただし、その中に含まれる内容は業者によって異なります。

• データ化に必要な作業一式を含む場合
• 単に「受付費用」だけで、実作業は別料金になる場合

この違いを見落とすと、後から想定外の請求につながります。
見積もりを受け取ったら、必ず「基本料金に何が含まれているのか」を確認しましょう。

---

スキャン単価は条件で変動する

「1枚5円」といった単価はわかりやすいですが、条件によって実際の費用は変わります。

• 白黒とカラーで料金が異なる
• 解像度（200dpi／600dpi）で金額が変動する
• OCR処理（文字認識）が別料金になる

これらを踏まえずに比較すると、正確な判断はできません。

※ スキャン単価を条件別に掘り下げた記事は今後公開予定です。本記事では概要のみ解説しています。

---

オプション費用の有無を見極める

スキャン代行の見積もりで見落としがちなのがオプション費用です。

代表的なオプション例：

• ホチキスやクリップの除去
• 書類の仕分けやフォルダ分け
• インデックス作成やファイル名付与
• データ納品用媒体（DVD、HDD、クラウド）
• 特急対応（納期短縮）

「基本料金に含まれているのか」「別料金なのか」を必ず確認しましょう。

---

納期と追加料金の関係をチェック

法人にとって「納期の厳守」は重要な条件です。決算や監査、取引先への対応で「この日までに必要」というケースは少なくありません。

業者によっては、短納期対応に追加料金を設定していることがあります。

• 納期短縮は有料かどうか
• 最短でどのくらい対応できるのか

これを確認せずに依頼すると、想定外の費用が上乗せされる可能性があります。

---

セキュリティとNDAは見積もり段階で要確認

見積もりの比較では料金面に目が行きがちですが、セキュリティ体制とNDA（秘密保持契約）の有無 は必ず確認してください。

費用が安くても、機密情報の管理が不十分な業者に依頼すれば、情報漏洩リスクが発生します。
「なぜこの業者を選んだのか」と上司に説明する場面でも、費用とセキュリティ両方を考慮した判断 ができていれば、担当者としての評価も高まります。

安さだけで判断して失敗するリスクについては、法人向けスキャン代行の費用相場と失敗しない業者選び｜安さより大切な基準とは にも解説しています。

---

料金と安心を両立させるためにできること

スキャン代行の見積もりで比較すべきなのは、単価だけではありません。

• 基本料金に含まれる範囲
• 条件別で変動する単価
• オプションの有無
• 納期短縮時の追加費用
• セキュリティとNDAの対応

これらを総合的にチェックすることで、後悔しない業者選びができます。

担当者がこのポイントを押さえていれば、

• 安さ優先での失敗を避けられる
• 上司や経営層から信頼を得られる
• 自分自身の評価にもつながる

という成果を得られます。

業者選びの全体像を知りたい方は、法人向けスキャン代行の費用相場と失敗しない業者選び もあわせてご覧ください。

---

信頼できる業者に依頼する安心感を手に入れませんか？

契約書や人事資料、研究データなど、法人が扱う書類はすべて大切な情報資産です。
数万円のコスト削減よりも、数千万円規模のリスク回避を優先することが、会社と担当者を守る最善の選択です。

当社は、官公庁・大手企業・研究施設からの依頼実績を持ち、NDAを標準で締結。
セキュリティを重視した体制で、法人様の大切な情報を安全に電子化いたします。

👉 会社に安心を。
👉 担当者であるあなたに評価とやりがいを。