【Excel】アンケート集計を効率化する全手順｜グラフ化のコツと「入力代行」の使い分け

「展示会で集めたアンケート、とりあえず段ボールに入れたまま...」 「Excelに入力し始めたけど、表記がバラバラで集計できない...」

アンケート施策で最も苦労するのが、回収後の「データ化」と「集計」です。 どれだけ良い回答が集まっても、正しくデータ化されていなければ分析には使えません。

本記事では、Excelを使ったアンケート集計の基本テクニックと、作業効率を劇的に上げるための「自社入力」と「アウトソーシング」の使い分け基準について解説します。

1. 集計前の「入力ルール」が8割を決める

いきなりExcelに入力を始めてはいけません。 あとでグラフ化やクロス集計をする際、最も邪魔になるのが「表記ゆれ」です。

• 「株式会社」と「（株）」
• 「１００円」（全角）と「100円」（半角）
• 「男性」「男」「M」

これらが混在していると、Excelは「別のデータ」として認識してしまい、正しくカウントできません。 入力前に以下の「マスタ（ルール）」を決めておきましょう。

鉄則の入力ルール3カ条

1. 数字・アルファベットは「半角」で統一
2. 選択肢は「数値コード」に変換する
   • （例：「満足=5」「普通=3」「不満=1」と定義し、数字だけを入力する。これにより入力速度が上がり、タイプミスも減ります）
3. 空欄（無回答）の扱いを決める
   • 空白のままにするか、「99」などのダミーコードを入れるか決めておきます。

2. 集計・グラフ化に役立つExcel関数・機能

データ入力さえ綺麗に終われば、集計は一瞬です。最低限覚えておきたい機能を紹介します。

① COUNTIF関数（単純集計）

「回答『5』を選んだ人が何人いるか」を数える基本関数です。

=COUNTIF(範囲, 検索条件) 例：=COUNTIF(C:C, 5) （C列の中で「5」と書かれたセルの数を数える）

② ピボットテーブル（クロス集計）

関数を使わずに、マウス操作だけで「年代別×満足度」のようなクロス集計ができる最強の機能です。

1. データ範囲を選択
2. 「挿入」タブ ＞ 「ピボットテーブル」をクリック
3. 「行」に年代、「列」に満足度、「値」に個数を入れる

これだけで、属性ごとの傾向が一目でわかる表が完成します。

3. よくある「挫折ポイント」と解決策

「やり方はわかった。でも、終わらない...」 多くの担当者が直面する壁は、テクニックではなく「物理的な作業量」です。

こんな落とし穴にハマっていませんか？

• クセ字が読めない: 判読に悩み、手が止まってしまう。
• 入力ミスが多発: 集計結果と回答者数が合わず、原因探しに数時間かかる。
• 自由記述の山: 「ご意見」欄の長文テキスト入力に膨大な時間がとられる。

特に、「1件の入力に3分かかる」と仮定してみてください。 100件なら300分（5時間）。 500件なら1,500分（25時間＝丸3日分の業務）。

「コスト削減のために社内でやる」はずが、管理職や担当者の貴重な3日間（人件費換算で数万円〜十数万円）を溶かしてしまうケースが後を絶ちません。

4. 「自社入力」と「代行業者」の損益分岐点

では、どこからプロに頼むべきなのでしょうか？ 一般的な目安としての「損益分岐点」をご紹介します。

自社でやってもOKなケース

• 枚数が100枚以下
• 選択肢（○をつけるだけ）がほとんど
• 精度はそこそこで良い（多少の間違いは許容される）
• 急いでいない（空き時間に進めればいい）

プロ（代行）に任すべきケース

• 枚数が100枚以上ある
• 住所や氏名など、絶対に間違えてはいけない情報がある
• 自由記述の文字起こしが多い
• 来週の会議までにデータが欲しい

まとめ：単純作業は外注し、分析に時間を使いましょう

Excelのテクニックを駆使すれば集計は楽になりますが、その前段階の「入力作業」そのものをなくすことはできません。

もし、お手元に未処理のアンケートや名簿が山積みになっているなら、一度「入力代行サービス」の見積もりを取ってみてください。 意外なほど低コストで、「翌日には綺麗なExcelデータが届く」という体験ができるかもしれません。

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