スキャン代行と法的要件｜電子帳簿保存法・個人情報保護法への対応

「法律は大丈夫？」という不安を解消するために

スキャン代行を検討する法人担当者の多くが抱える不安のひとつが 「法律に違反しないか」 という点です。
せっかくコスト削減や効率化を目的に導入しても、法的要件を満たさずに監査や取引先から指摘を受ければ、逆に大きなリスクを背負うことになりかねません。

特に関係が深いのが以下の2つです。

• 電子帳簿保存法
• 個人情報保護法

この記事では、スキャン代行を利用する際に必ず押さえておくべき法的要件を整理し、法人担当者が安心して導入判断できるように解説します。

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電子帳簿保存法とスキャン代行

電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法は、国税関係帳簿や書類を電子的に保存できるようにするための法律です。
経理書類や請求書などをスキャンで保存する場合、この法律に沿った要件を満たす必要があります。

主な要件

1. 解像度・階調
   　原本と同等に再現できる解像度でスキャンすること（200dpi以上推奨）。
2. 改ざん防止
   　タイムスタンプの付与や訂正・削除履歴の保存が必要。
3. 検索機能
   　日付や金額、取引先などの条件で検索できるようにしておくこと。
4. 業務プロセスの明確化
   　誰が、どのタイミングでスキャンしたかを記録する必要あり。

これらを満たしていなければ、監査で「不備」と判断される可能性があります。

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個人情報保護法とスキャン代行

個人情報保護法とは

個人情報保護法は、個人に関する情報の取り扱いを定める法律です。
社員ファイルや顧客名簿などをスキャンする場合、特に厳格な管理が求められます。

注意すべきポイント

1. 目的外利用の禁止
   　スキャンしたデータを本来の目的以外に使わない。
2. 安全管理措置
   　アクセス権限の設定、暗号化、入退室管理の徹底。
3. 委託先管理
   　スキャン代行業者に再委託がないかを確認する。
4. 漏洩時の対応
   　万一の情報漏洩時に、迅速な報告・連絡体制が整っているか。

法人が外部委託する際には、これらを契約書やNDAで明記しておくことが必須です。
詳細は NDA（秘密保持契約）の重要性とスキャン代行での役割 でも解説しています。

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法律対応を怠った失敗事例

• 電子帳簿保存法に未対応：スキャン解像度が低く、監査で保存書類が不備とされ、再処理に多大なコストが発生。
• 個人情報保護法違反：委託先の管理が甘く、顧客データが漏洩。信用失墜と損害賠償に発展。

こうした失敗は、スキャン代行の失敗事例に学ぶ｜法人が避けるべき落とし穴 にもあるように、担当者自身の責任問題につながります。

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法的要件を満たすために確認すべきこと

1. 業者が電子帳簿保存法の要件を理解しているか
   　→ 解像度・タイムスタンプ・検索機能の提供可否を確認。
2. 個人情報保護法に準拠した体制か
   　→ アクセス制御、暗号化、再委託制限を明確に。
3. 契約書・NDAに法令遵守が明記されているか
   　→ 万一の際の責任範囲を契約で担保する。
4. 複数社を比較する
   　→ 法人向けスキャン代行業者の比較ポイント や スキャン代行業者を選ぶときのチェックリスト10項目 を活用。

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法律遵守は担当者の評価につながる

法的要件を軽視した業者選びは、最悪の場合「違法状態」を招きます。
一方で、電子帳簿保存法や個人情報保護法に配慮した選択をすれば、法人として安心できるだけでなく、担当者自身が「リスクを理解して判断できる人材」として評価されます。

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法令対応を備えたスキャン代行で安心を

スキャン代行は「安さ」で選ぶサービスではなく、法的要件を満たした安心の体制で選ぶべき業務です。

当社は官公庁・大手企業・研究施設からの依頼実績を持ち、電子帳簿保存法・個人情報保護法に準拠した体制を整備。
NDAを標準締結し、法人様の大切な情報資産を安心して電子化できる環境をご提供しています。

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