NDA（秘密保持契約）の重要性とスキャン代行での役割｜法人が守るべきセキュリティ基準

NDAは「形式」ではなく「防波堤」

法人がスキャン代行を利用する際に必ず確認すべき契約が NDA（秘密保持契約） です。
「とりあえず結ぶもの」と軽視されがちですが、実際には情報漏洩リスクから会社を守る最前線の防波堤となります。

契約書や人事資料、研究データなど、スキャン対象となる書類はすべて情報資産です。
この情報が漏洩すれば信用問題に直結し、担当者の責任が問われる可能性もあります。

そこで本記事では、スキャン代行におけるNDAの役割、契約で確認すべき内容、業者選定時の注意点を解説します。
まず全体像を押さえたい方は スキャン代行に潜む情報漏洩リスクと防止策 をあわせてご覧ください。

---

NDAが必要となる理由

スキャン代行では、大量の書類を外部に預けることになります。
その中には、

• 契約書や稟議書
• 顧客情報や人事資料
• 研究データや技術資料

といった機密性の高い情報が含まれます。

NDAを締結することで、業者側に守秘義務を課すとともに、万一の際に責任範囲を明確化できます。
これは法人にとって「リスク管理の基本」であり、担当者が評価されるポイントでもあります。

---

NDAで確認すべき条項

契約を結ぶ際には、以下の条項を必ず確認しましょう。

1. 秘密情報の範囲
   　どこまでを秘密情報と定義するか。書類・データ・口頭情報を含めるか。
2. 使用目的の限定
   　委託業務以外に利用できないよう制限すること。
3. 再委託の禁止または制限
   　業者がさらに外注に流さないよう、事前承諾を必須にする。
4. 違反時の責任
   　万一情報が漏洩した場合の損害賠償や法的措置を明文化する。
5. 契約期間と終了後の扱い
   　業務終了後も秘密保持義務を継続させる条項が必要。

これらが曖昧な契約では、実効性が弱くなります。

---

NDAだけでは不十分——体制の確認も必要

NDAを結ぶことは最低限の条件ですが、それだけでは不十分です。
契約に加えて以下の体制が整っているかを確認しましょう。

• 入退室管理や監視カメラによる現場管理
• 作業スタッフへの誓約書・教育体制
• 納品データの暗号化と安全な送付方法
• 官公庁や大手企業からの受託実績

これらを備えて初めて、NDAが「実効性を持つ契約」として機能します。
比較のポイントは 法人向けスキャン代行業者の比較ポイント や スキャン代行業者を選ぶときのチェックリスト10項目 も参考にしてください。

---

NDAを重視する担当者は信頼される

「安さ」や「スピード」だけで業者を選んだ担当者は、万一のトラブル時に責任を問われます。
一方で、NDAを重視し、契約内容を細かく確認した上で業者を選んだ担当者は、上司や経営層から「リスクを理解して判断している」と高く評価されます。

法人担当者にとって、NDAは単なる契約書ではなく、自分の評価と会社の信頼を守る盾なのです。

---

セキュリティを優先する選択が未来を守る

スキャン代行は、一度依頼すればやり直しが難しい業務です。
だからこそ、安さよりも「安心」を優先し、NDAを含む契約と体制を確認することが大切です。

当社は官公庁・大手企業・研究施設からの依頼実績を持ち、NDAを標準締結。
セキュリティを最優先にした体制で、法人様の重要な情報資産を安全に電子化いたします。

👉 会社に安心を。
👉 担当者であるあなたに評価とやりがいを。

今すぐご相談はこちら