スキャン代行導入の流れ｜問い合わせから納品までのステップ

「どう依頼すればいいのか？」という不安を解消

スキャン代行のメリットや費用対効果は理解していても、いざ導入を検討すると「具体的にどう依頼すればよいのか」がわからず、最初の一歩を踏み出せない担当者は少なくありません。
流れが見えていないと、不安が大きくなり、導入の意思決定が遅れてしまいます。

この記事では、スキャン代行の一般的な導入プロセスを 問い合わせから納品までのステップ に分けて解説します。
流れを把握すれば安心して進められ、上司や経営層への説明もしやすくなります。

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ステップ1：問い合わせ・相談

まずは業者に問い合わせを行い、自社の課題や希望を伝えます。

• どの種類の書類を電子化したいか
• 量はどの程度か（段ボール◯箱、ファイル◯冊など）
• いつまでに完了させたいか

この段階で不明点を相談することで、依頼のイメージが具体化します。
相談時に確認すべきことは スキャン代行業者を選ぶときのチェックリスト10項目 に整理しています。

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ステップ2：見積もり

問い合わせ内容をもとに業者から見積もりが提示されます。
ここで重要なのは「単価」だけでなく「総額」と「含まれる作業範囲」を確認することです。

• OCR処理は含まれているか
• ホチキス外しや仕分けは標準かオプションか
• 納品媒体や暗号化の費用はどうか

見積もりでの失敗事例や確認項目は スキャン代行の見積もりで失敗しないための5つのチェック項目 をご覧ください。

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ステップ3：契約・NDA締結

金額や条件に合意したら契約を締結します。
このときに必須となるのが NDA（秘密保持契約） です。

契約により、情報漏洩リスクを抑え、業者に守秘義務を課すことができます。
契約で確認すべき条項については NDA（秘密保持契約）の重要性とスキャン代行での役割 に詳しく解説しています。

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ステップ4：書類の引き渡し・受け入れ

契約が済んだら、書類を業者に引き渡します。

• 専用便やセキュリティ輸送を利用するか
• 業者の作業場での保管・管理体制はどうか

この段階でセキュリティ体制が甘い業者を選ぶと、紛失や漏洩のリスクが高まります。
リスク防止の視点は スキャン代行に潜む情報漏洩リスクと防止策 を参考にしてください。

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ステップ5：スキャン作業

業者の作業場で書類がスキャンされます。

• 解像度の指定（200dpi／300dpi／600dpi）
• カラー／モノクロの選択
• OCR処理の有無

品質に直結する条件を事前に確認しておくことが大切です。
条件ごとの費用差は スキャン単価を徹底比較｜解像度・カラー・OCR別の費用差 にまとめています。

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ステップ6：納品・確認

スキャン後のデータはHDDやクラウドで納品されます。

• データが暗号化されているか
• パスワードが別ルートで送付されるか
• 納品形式（PDF／TIFF／検索可能PDFなど）は希望に合っているか

納品後は必ずサンプルを確認し、品質や検索性に問題がないかチェックしましょう。

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ステップ7：原本返却・廃棄

スキャン後の原本を返却するか、業者に廃棄を依頼するかを決めます。

• 廃棄を依頼する場合は、溶解処理や証明書の発行があるか
• 返却の場合は輸送方法に問題がないか

このプロセスまでが完了して初めて、安全で効率的なスキャン代行が成立します。

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導入の流れを知ることで安心が生まれる

流れを把握しておけば、不安は解消され、担当者としても上司や経営層に提案しやすくなります。
「コスト削減」「効率化」「リスク回避」の効果を踏まえ、導入の具体的なプロセスを提示できる担当者は信頼されます。

費用対効果の整理は スキャン代行の費用対効果を最大化する方法 をご覧ください。

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安心できるプロセスで導入を

スキャン代行は「安さ」で選ぶのではなく、透明性のあるプロセスを提供できる業者を選ぶことが重要です。

当社は官公庁・大手企業・研究施設からの依頼実績を持ち、問い合わせから納品までを明確なステップでサポート。
NDAを標準締結し、セキュリティを最優先にした体制で法人様の電子化を支援します。

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