【名簿データ化】OCRソフト vs 人力入力｜精度・コスト・セキュリティで徹底比較

「過去の手書き名簿をExcelにして、CRM（顧客管理システム）に入れたい」 そう考えた時、最初に思いつくのが「OCR（文字認識）ソフト」ではないでしょうか。最近ではスマホアプリでも無料でスキャンできるため、手軽に見えます。

しかし、「OCRで読み取った結果、修正作業に膨大な時間がかかった」という失敗談は後を絶ちません。 本記事では、名簿のデータ化における「OCR」と「人力入力（代行）」のメリット・デメリットを比較し、どちらがトータルコストで得なのかを検証します。

1. OCRソフトが「名簿」に弱い理由

一般的なビジネス文書（Wordで作った明朝体の書類など）であれば、OCRは高い精度を発揮します。しかし、名簿にはOCRが苦手とする3つの要素が含まれています。

1. 手書き文字のクセ: 人によって字形がバラバラで、AIでも誤読が多い。
2. 旧字体・異体字: 人名特有の「髙（はしごだか）」「﨑（たつさき）」や、今は使われない旧漢字が頻出する。
3. レイアウトの複雑さ: 罫線をはみ出して書かれた文字や、訂正印が重なっている箇所。

これらをOCRにかけると、「高→高」「斉藤→斎藤」といった「一見合っているようで実は違う」ミスが多発します。名簿において名前の間違いは失礼にあたるため、結局すべて人の目で確認（突き合わせ）しなければなりません。

2. コスト比較：実は「人力代行」の方が安い？

「OCRソフトは安い（または無料）」と思われがちですが、そこには「人件費」という隠れコストが存在します。

【A：自社でOCRソフトを使う場合】

• ソフト代：数千円〜数万円
• 修正人件費： 1名分（氏名・住所）の確認・修正に3分かかると仮定。
  • 1,000名分 ＝ 3,000分 ＝ 50時間
  • 時給1,500円換算で、75,000円の人件費が発生。
  • 結果: 社員のコア業務が50時間止まる。

【B：入力代行業者に依頼する場合】

• 代行費用：ボリュームによるが、1件数十円〜。
• 修正人件費：0円（業者が精度保証して納品するため）。
• 結果: データを待っているだけで完了。

見かけの費用だけでなく、「修正にかかる社内リソース」を含めて計算すると、数百件を超えたあたりから外部委託の方がコストパフォーマンスが良くなるケースがほとんどです。

3. セキュリティのリスク

名簿は「個人情報の塊」です。 無料のOCRサイトやアプリに画像をアップロードするのは、情報漏洩のリスクがあるため企業としては避けるべきです。 セキュリティルームでの作業やPマーク取得など、管理体制が整った業者を選ぶことが、企業の信頼を守ることに繋がります。

まとめ：正確さが命の名簿は「プロ」へ

住所録や同窓会名簿など、「間違えてはいけないデータ」に関しては、OCRの修正の手間を考えると人力入力が確実です。

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