情報漏洩は「他人事」ではない
法人がスキャン代行を検討する際に最も警戒すべきリスクのひとつが「情報漏洩」です。
契約書や人事資料、経理データ、研究情報など、扱う文書はすべて企業の資産であり、外部に流出すれば信用問題に直結します。
「うちは小規模だから狙われない」「業者に任せれば大丈夫」という油断が大きな落とし穴です。
実際に、安さだけで選んだ業者でセキュリティ体制が不十分だったために、原本紛失やデータ流出の危機に直面した事例もあります。
詳細は 安いスキャン代行業者に潜むリスクとは？実際にあった失敗事例 にまとめています。
ここでは、スキャン代行に潜む具体的な情報漏洩リスクと、それを防ぐために法人担当者が確認すべきポイントを解説します。
リスク1：原本の紛失・盗難
スキャン代行では大量の紙書類を業者に預けます。
輸送中や保管中に紛失・盗難が起きれば、取り返しのつかない損失につながります。
確認すべきポイント
- 書類は専用車両やセキュリティ便で輸送しているか
- 倉庫や作業場の入退室管理が徹底されているか
- 作業場は施錠・監視体制が整っているか
リスク2：無断持ち出し・内部不正
セキュリティ体制が甘い業者では、作業員がデータを無断でコピー・持ち出すリスクがあります。
特に顧客情報や人事関連資料などは内部犯行の対象になりやすいため注意が必要です。
確認すべきポイント
- 作業スタッフに誓約書や研修が徹底されているか
- 作業PCや媒体の持ち込みが制限されているか
- 業務ログが記録され、追跡可能になっているか
リスク3：データ納品時のトラブル
スキャンしたデータをUSBやHDDで納品する場合、その媒体が紛失すれば大量の情報が一度に流出します。
また、暗号化されていない状態でクラウド納品されるのも危険です。
確認すべきポイント
- 納品データは暗号化されているか
- パスワードは別ルートで安全に送付されるか
- クラウド納品の場合は信頼できるサービスを利用しているか
リスク4：業務委託先の管理不足
スキャン代行業者がさらに外部委託しているケースでは、セキュリティの目が届かないことがあります。
委託先の管理がずさんだと、リスクは一気に高まります。
確認すべきポイント
- 業務を再委託していないか
- 再委託する場合、契約条件でセキュリティを担保しているか
防止策1：NDA（秘密保持契約）の締結
法人が最初に確認すべきは、業者と**NDA（秘密保持契約）**を結べるかどうかです。
契約書に明記されることで、業者側の意識も高まり、万一の際の責任範囲も明確になります。
防止策2：セキュリティ体制を可視化する
公式サイトや提案書に「セキュリティへの取り組み」が具体的に記載されているかを確認しましょう。
- 入退室管理
- 防犯カメラ
- 作業者教育
- 情報システムの制御
これらを公開している業者は信頼性が高いといえます。
防止策3：実績を確認する
官公庁や大手企業、研究機関などからの依頼実績があるかどうかも、セキュリティレベルを判断する基準となります。
実績が豊富な業者は、それだけ厳しい基準をクリアしている証拠です。
防止策4：比較・チェックリストで客観的に判断
1社だけを見て判断すると、セキュリティ体制の良し悪しがわかりません。
複数社を比較し、チェックリストで確認することが大切です。
- 業者比較の基準は 法人向けスキャン代行業者の比較ポイント
- チェックリスト形式は スキャン代行業者を選ぶときのチェックリスト10項目
を参考にしてください。
リスクを防ぎ、担当者として信頼を得るために
スキャン代行の情報漏洩リスクは決して他人事ではありません。
原本の紛失、内部不正、納品トラブル、外部委託の管理不足など、多くのリスクが潜んでいます。
しかし、NDAの締結やセキュリティ体制の確認、実績のチェック、複数業者の比較といった防止策を取れば、これらは未然に防げます。
法人担当者として、リスクを把握し、防止策を実行できる判断力を示すことは、自分自身の評価にもつながります。
全体像を整理したい方は 法人向けスキャン代行の費用相場と失敗しない業者選び｜安さより大切な基準とは？ もご覧ください。
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