電子帳簿保存法のスキャナ保存とは？要件・原本の廃棄・過去分の扱い【任意の制度】

結論：スキャナ保存は「任意」。条件を満たせば、紙の原本を廃棄できる制度

スキャナ保存とは、紙で受け取った（または紙で作った）請求書・領収書などをスキャンした電子データを、紙の保存の代わりに保存できる制度です。

やるかどうかは任意です。紙のまま保存しても違反ではありません。
義務なのは、メールなどで電子で受け取ったデータを電子のまま保存する「電子取引データ保存」です。→ 電子取引データの保存義務の解説
要件を満たしてスキャナ保存した場合は、スキャンして同等であることを確認したあとは、紙の原本を廃棄しても差し支えありません（令和4年1月以降。後述の例外あり）。

スキャナ保存と電子取引データ保存の違い

	スキャナ保存	電子取引データ保存
対象	紙で受け取った・紙で作った書類	電子で授受した取引データ
義務か	任意	義務
主な要件	入力期間・タイムスタンプ（または同等のシステム）・解像度など	真実性・可視性（事務処理規程でも可）

対象になる書類

対象は、国税に関する法律で保存が必要とされる書類のうち、決算関係書類を除くもの（請求書・領収書・契約書・見積書・注文書・納品書など）です。要件の違いから、次の2つに分かれます。

重要書類：契約書・請求書・領収書など、資金や物の流れに直結・連動する書類
一般書類：資金や物の流れに直結・連動しない書類。国税庁の告示で定められた、見積書・注文書・検収書・自己が作成した納品書の写しなど

主な要件（重要書類の場合）

要件	内容
入力期間	受領等から速やかに（おおむね7営業日以内）、または業務処理サイクルを定めた場合は、最長2か月とおおむね7営業日以内に入力する
解像度	200dpi相当以上（A4で約387万画素以上）
カラー	赤・緑・青の各256階調以上（一般書類はグレースケールでも可）
真実性	タイムスタンプを付す。または、訂正・削除の履歴が残る（または削除できない）システムに入力期間内に格納する
検索機能	取引年月日・取引金額・取引先で検索できる（日付・金額は範囲指定、複数項目の組合せ）
見読可能装置	ディスプレイ等を備え付け、速やかに出力できる
帳簿との相互関連性	重要書類は、スキャン文書と帳簿の記録を関連づける

令和6年1月以降に保存する書類では、スキャン時の解像度・階調・大きさの情報の保存は不要です（令和5年度改正）。ただし、解像度200dpi以上・カラーでの読み取り自体は引き続き必要です。

「スキャンしただけ」では足りません

入力期間内に、スキャンした電子データにタイムスタンプを付した状態、または訂正・削除の履歴が確認できるシステムに格納した状態にする必要があります。他社が提供するクラウドサーバに保存し、サーバの時刻が外部の時刻と同期されるなどして、保存日時が客観的に証明できる場合も、タイムスタンプに代えることができます。

つまり、「スキャン代行に出した」だけでは、スキャナ保存の要件を満たしたことにはなりません。タイムスタンプや保存システム側の仕組みと、入力期間内に完了する流れをあわせて設計する必要があります。

入力期間は、いつから数える？

起算は書類の受領等の日です。
業務処理サイクルを社内規程で定めている場合は、最長2か月（暦の上での2か月）＋おおむね7営業日以内に入力します。例えば4月21日に受領した書類なら、6月20日が最長2か月の期限で、そのおおむね7営業日後までです。
やむを得ない特別な事由で7営業日以内にできないときは、その事由が解消した後、直ちに入力すれば「速やか」に入力したものとして扱われます。
入力期間を誤って過ぎてしまったときは、他の要件に沿って入力したうえで、元の書類は紙のまま保存します（廃棄できません）。

原本の紙はいつ捨てられる？

要件に沿ってスキャナで読み取り、電子データと書面の記載事項が同等であることを確認（折れ曲がりなどがないかも含みます）した後であれば、紙の原本を廃棄して差し支えありません。ただし、入力期間を過ぎた場合は、紙の原本も保存する必要があります。

収入印紙を貼る課税文書は、貼付したあとでスキャンして確認すれば原本を廃棄できます。印紙税の過誤納の還付を受けるときは、原本の提示が必要になる点にご注意ください。

過去にたまった紙の書類はスキャナ保存できる？

書類の種類で、考え方が変わります。

書類	過去分のスキャナ保存
一般書類（見積書・注文書など）	入力期間の制限がなく、他の要件を満たせば、過去に受領した書類もスキャナ保存できます
過去分の重要書類（契約書・請求書・領収書など）	所轄税務署長に適用届出書を提出することで、入力期間の制限なく、数か月に渡って行えます。あわせて、作成・保存に関する事務の手続を明らかにした書類（責任者を定めたもの）の備付けが必要です。同じ種類の書類で、すでに届出をしている場合は提出できません

「過去の紙をまとめて電子化して、原本を捨てたい」というご相談は、まず書類の種類を分けて確認することが大切です。手続の細部は、所轄の税務署や税理士にご確認ください。

保存システムを選ぶときの目安

使うスキャナソフトや保存システムが要件に適合しているかは、取扱説明書で確認します。
公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）が要件適合性を認証した製品は、スキャナ保存の機能要件を満たしているといえます。認証製品の一覧は、国税庁のサイトからも確認できます。
書類を受け取ってから、スキャンして保存システムに格納するまでの所要日数が、入力期間（最長2か月＋おおむね7営業日）に収まるかを、運用の流れ全体で確認します。
個別の運用が要件を満たすかは、所轄の税務署や税理士にご確認ください。

よくある質問

Q. スキャナ保存は必須ですか？
A. 任意です。紙のまま保存しても違反ではありません。

Q. 電子取引データ保存とスキャナ保存は何が違いますか？
A. 電子で授受したデータを電子のまま保存するのが電子取引データ保存（義務）、紙で受け取った書類をスキャンして保存するのがスキャナ保存（任意）です。

Q. スマートフォンで撮影してもよいですか？
A. スマートフォンやデジタルカメラでも、解像度200dpi相当以上などの要件を満たせば読み取れます。A4の書類なら約387万画素以上が目安です。

Q. タイムスタンプは必ず必要ですか？
A. タイムスタンプに代えて、訂正・削除の履歴が残る（または削除できない）システムに入力期間内に格納した状態にすることもできます。

Q. 折れ曲がりなどのスキャンミスが後から分かったら？
A. 書類との同一性が確認できる単純なスキャンミスなら、再度読み取ってタイムスタンプを付すことで対応できる場合があります。ただし、①当初の読み取りが入力期間内にタイムスタンプ済み、②ミスを把握してから入力期間内に再度タイムスタンプを付す、③ミスをしたデータも訂正削除履歴に基づいて保存する、という条件があります。可能な限り速やかに再読み取りします（問30）。

Q. 電子取引データを印刷した紙をスキャナ保存できますか？
A. 認められません。電子取引データは電子のまま保存します。→ 電子取引データの保存義務の解説

紙の書類の電子化のご相談

スキャナ保存を使うかどうかは任意です。書類の種類（重要書類か一般書類か、日々の書類か過去にたまった書類か）と量、社内で用意する保存システムによって、必要な対応は変わります。

今なら無料でスキャンのお試しテストを承っております。
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弊社では、ご発注前に無料お試しテスト（少量の原票をお預かりして、データの仕上がり状態をご確認いただけます）を行っています。スキャン後の保存方法も含めて、書類の種類・量・保存したい要件をお聞かせください。 ご要望をうかがったうえで、ご提案します。ご要望に応じて守秘義務契約書も最短でご準備します。まずはお問い合わせください。無料のご相談サポートデスクでもお受けしています。